W czym pomaga program do obsługi hotelu?

Nowoczesne rozwiązania informatyczne są dzisiaj obecne we wszystkich dziedzinach życia. Również hotelarstwo zostało przez nie zdominowane. Trudno sobie wyobrazić dzisiaj dobrze prosperujący hotel, w którym nie został wdrożony sprawny program do obsługi hotelu. Dzięki programowi w hotelu nie panuje chaos, wszelkie dane są gromadzone i porządkowane, a zarządzanie hotelem staje się prostsze.

Program do obsługi hotelu a rezerwacja pokoi

Objęcie programem do obsługi hotelu rezerwacji jest absolutnie konieczne. Wynika to między innymi z tego, że dzisiaj duża część rezerwacji wykonywana jest przez Internet. W sieci natomiast hotel zwykle oferuje wynajem pokoi na różnych stronach. Jeśli bowiem chce się utrzymać na rynku, trzeba być obecnym na stronach, które zbierają oferty noclegów z różnych hoteli, pensjonatów, czy apartamentów. Efekt jest tego taki, że do hotelu wpływają niezależnie rezerwacje z różnych miejsc, które muszą być natychmiastowo odnotowane w systemie. W przeciwnym wypadku mogłoby dojść do sytuacji, że dwie różne osoby, na różnych stronach zarezerwują ten sam hotel. Do takich sytuacji dochodziłoby z pewnością wtedy, gdyby rezerwację internetową do systemu musiał wprowadzać pracownik hotelu. Nie jest możliwe, aby zawsze wprowadzał ją od razu po tym, gdy ktoś zarezerwuje pokój w sieci.

Oczywiście, oprócz rezerwacji internetowych wciąż odbywają się także rezerwacje telefoniczne. Ponadto, niezautomatyzowane są również rezerwacje przez e-mail. Tego typu rezerwacje do systemu wprowadzane są zwykle tradycyjną metodą, czyli przez pracownika hotelu. Musi on wprowadzić je jak najszybciej, żeby w między czasie ktoś nie dokonał rezerwacji tego samego pokoju. Wtedy bowiem któremuś z klientów będzie trzeba odmówić, przez co prawdopodobnie w ogóle zrezygnuje on z oferty danego hotelu.

Program do obsługi klientów w pokojach

Oczywiście, działanie programu do obsługi klientów nie ogranicza się jedynie do rezerwacji. Oprócz tego działa on również między innymi w pokojach. Zinformatyzowany jest zwykle na przykład telewizor w pokoju. Rzecz w tym, że jeśli klient wybiera płatne kanały, wszystko jest rejestrowane przez system. W systemie na bieżąco uaktualniana jest wymagana zapłata za pokój, w zależności do tego z jak wielu płatnych kanałów skorzystali goście.

Inne usługi hotelowe

Warto zauważyć, że program do obsługi hotelu obejmuje także wiele innych usług oferowanych w hotelu. Mowa tu na przykład o strefie SPA obecnej w wielu hotelach, zwłaszcza tych wyższej klasy. Wstęp do SPA często odbywa się poprzez przyłożenie do czytnika karty magnetycznej lub też poprzez wpisanie swojego nazwiska na monitorze. Czasami trzeba podać numer pokoju zamiast nazwiska obsłudze SPA, która od razu sprawdza, czy dana osoba ma dostęp do usług oferowanych w SPA. Wszystko odbywa się jednak szybko i sprawnie, a nie tak jak dawniej. Niegdyś konieczne w takiej sytuacji byłoby sprawdzanie w księgach, czy na liście osób z dostępem do SPA widnieje dane nazwisko. Było to niewątpliwie czasochłonne oraz po prostu bardzo uciążliwe.

Program do obsługi hotelu najczęściej działa również na polu golfowym, jeśli takie jest zlokalizowane przy hotelu. Program w tym przypadku ma zadania podobne jak w SPA. Ponadto, zapisuje on także często wyniki osiągane przez gości, przez co mogą oni podczas kolejnych wizyt poprawiać swoje wyniki lub też kontynuować nieskończoną grę.

Recepcja – jak działa tam program do obsługi hotelu?

Warto w tym miejscu zauważyć, że program do obsługi hotelu służy nie tylko gościom, ale również obsłudze hotelu. Być może nawet w większym stopniu pomaga on właśnie pracownikom hotelu. Oczywiście, zautomatyzowana kontrola dostępu to wielkie ułatwienie i ulga dla pracowników hotelu. Również to, że program do obsługi hotelu obejmuje rezerwacje jest pracownikom bardzo pomocne. Niemniej jednak obsługa zdaje się najbardziej korzystać na tym, że program obsługuje również recepcję.

Zameldowanie oraz wymeldowanie z hotelu z programem jest proste i intuicyjne. Recepcjoniście wystarczy jedynie nazwisko gościa, aby wiedział już wszystko o jego zamówieniu. Po wpisaniu nazwiska na ekranie pojawia się informacja, który pokój wynajął klient, na jak długi czas, jakie usługi dodatkowe wykupił oraz ile ma zapłacić za nocleg.

Rachunkowość zarządcza

Bez wątpienia, kolejnym ułatwieniem dla pracowników, a zwłaszcza dla zarządców hotelu jest to, iż hotel więcej zarabia dzięki programowi do obsługi hotelu. Wynika to z rachunkowości zarządczej, która jest doskonalsza, dzięki programowi. W systemie bowiem zbierane są wszelkie dane o rezerwacjach, płatnościach, ale również o tym, z jakich produktów w minibarze korzystali klienci oraz które płatne kanały oglądali najczęściej. Pozwala to na łatwe wyciąganie wniosków na przyszłość i optymalizowanie działania hotelu.

Dzięki zbieraniu przez system danych łatwiejsza jest również praca analityków finansowych i księgowych, których zatrudnia hotel. Podsumowania i sprawozdania finansowe tworzy się bowiem bardzo łatwo, gdy otrzymuje się uporządkowane dane.

http://www.intelihotel.pl/