Centrala VoIP – nowoczesna telekomunikacja

Centrale telefoniczne VoIP są coraz częściej wykorzystywane przez firmy prowadzące działalność handlowo-usługową. Rozwiązania, które do niedawna kojarzone były jedynie z działami telefonicznej obsługi klienta i call center, obecnie są dostępne dla każdej firmy, która poszukuje oszczędności w kontaktach z klientem. Idealnie się do tego celu nadaje centrala VoIP – https://focustelecom.pl/wirtualna-centrala/ – która nie tylko obniża koszty połączeń, ale również udostępnia szereg dodatkowych rozwiązań, umożliwiających lepszą identyfikację firmy.

Gdzie stosować centrale telefoniczne VoIP?

Najczęściej wirtualne centrale stosuje się wszędzie tam, gdzie wszelki kontakt z klientem czy innymi pracownikami odbywa się przez telefon. Dlatego centrala VoIP kojarzy się automatycznie z call center, telefoniczną obsługą klienta oraz z service deskami i help deskami, które skierowane są do pracowników. W obydwu przypadkach konieczne jest udostępnienie systemu IVR, odpowiedzialnego za przypisanie sprawy klienta do odpowiedniej kolejki, a następnie przekierowującego takie połączenie do osoby odpowiedzialnej za określony rodzaj wsparcia. Centrale telefoniczne VoIP, dzięki ich wszechstronności, można również wykorzystać do organizowania telekonferencji czy wideokonferencji oraz innych działań marketingowych. Dzięki możliwości ograniczania kosztów połączeń telefonicznych centrala wirtualna może być wykorzystana także do obsługi kampanii telemarketingowych, opartych na połączeniach wychodzących.

Jak działa centrala VoIP?

Głównym powodem, dla którego większość firm sięga po wirtualne centrale, są oszczędności. Połączenia telefoniczne, zarówno przychodzące, jak i wychodzące, to znacząca część kosztów, jakie każda firma ponosi. Centrale telefoniczne VoIP pozwalają na ich ograniczenie poprzez wpięcie wszystkich telefonów, także komórkowych, do jednego systemu. Z drugiej strony pojawia się możliwość ograniczania tych kosztów poprzez ustalanie limitów kwotowych na wykonywane połączenia. Centrala umożliwia także kolejkowanie połączeń przychodzących oraz ich przekierowanie w przypadku nieobecności pracowników, do których dane połączenia byłyby skierowane. Takie przekierowanie może dotyczyć zarówno przekierowania na czas dłuższej nieobecności pracownika, wynikającej z jego absencji, jak i na czas krótszej nieobecności, np. z powodu spotkania.

Równie ważny IVR

Centrala VoIP może również stanowić ważny pierwszy kontakt. Klient dzwoniąc pod dany numer powinien być odpowiednio przywitany, za co jest odpowiedzialny system IVR. Dzięki nagranym i udostępnionym komunikatom, w zależności od numeru, na jaki dzwoni klient, będzie on odpowiednio przywitany i przekierowany. System IVR kolejkuje połączenia zgodnie z dyspozycjami, wydanymi przez klienta. Owe dyspozycje to nic innego, jak wybór odpowiedniej opcji, zapewniającej klientowi ciągłość obsługi. Każdy komunikat, który słyszy klient w oczekiwaniu na połączenia, w tym również specjalnie dobrany utwór, również są udostępniane zgodnie z pierwotnym zdefiniowaniem w systemie.

Raporty, billingi i limity

Każda centrala wirtualna ze względu na swój udział w obsłudze telefonicznej czy faksowej, jest również wykorzystywana do generowania różnego rodzaju raportów, statystyk czy billingów. Niektóre informacje będą generowane z poziomu użytkowników. Tak będzie w przypadku billingów, które pozwalają na ograniczanie kosztów z tytułu połączeń do wybranych klientów. Na podstawie billingów można również wprowadzać kwotowe ograniczenia w postaci limitów w przypadku wybranych pracowników.

Centrale wirtualne obejmują również dodatkowe rozwiązania, jak np. możliwość przejęcia obsługi tradycyjnych faksów, które będą przekazywane w postaci elektronicznej i przesyłane na wskazane skrzynki. Dzięki centralom VoIP można również zwiększyć efektywność wychodzących kampanii marketingowych, w szczególności telemarketingowych. Udostępnione rozwiązania są także rekomendowane w przypadku usprawnienia obsługi telekonferencji oraz wideokonferencji, skierowanych do wybranych grup klientów lub pracowników.